مسؤول وثائق

تعلن شركة طيبة للاستشارات الهندسية عن توفر وظيفة مراقب وثائق، وذلك للإشراف على ممارسات ضبط

الوثائق وتنظيمها في جميع إدارات الشركة ومشروعاتها، وضمان حفظ الوثائق وتحديثها وتداولها وفق الإجراءات

المعتمدة ونظام إدارة الجودة، بما يحقق كفاءة إدارة المعلومات ويحافظ على سرية المستندات وسلامتها.

المهام الوظيفية:

وضع وتطوير إجراءات ضبط الوثائق وأنظمة الترقيم والتسمية والأرشفة على مستوى الشركة، وتحديثها وتعميمها

على الإدارات والمشروعات.

متابعة التزام الإدارات والمشروعات بإجراءات ضبط الوثائق، وإجراء مراجعات دورية للتأكد من تنظيم الملفات

واكتمالها.

ضبط إصدارات الوثائق ومراجعاتها، والتأكد من تداول الإصدارات المعتمدة فقط داخل الشركة.

إدارة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS)، وتنظيم هيكل المجلدات وصلاحيات الوصول بما يضمن سرية

المعلومات وحمايتها.
حفظ الوثائق الرسمية للشركة وتحديثها ومتابعة صلاحيتها، بما يشمل السجل التجاري وشهادة التصنيف

والتراخيص وشهادات الزكاة والتأمينات والسعودة وشهادات ISO.

إعداد ملفات التأهيل المسبق للشركة وتحديثها وتقديمها للعملاء والجهات الحكومية عبر منصاتهم الإلكترونية،

بالتنسيق مع إدارة تطوير الأعمال.

تحديث ملف الشركة وسجل المشروعات السابقة وشهادات الإنجاز والسير الذاتية للموظفين.

إدارة المراسلات الرسمية للشركة وتسجيلها وأرشفتها ومتابعة الردود عليها.

دعم عمليات التدقيق الداخلي والخارجي ومتطلبات نظام إدارة الجودة ISO 9001، ومتابعة إغلاق الملاحظات

المتعلقة بالوثائق.

تدريب الموظفين على إجراءات ضبط الوثائق وآليات استخدام الأنظمة الإلكترونية المعتمدة.

استخدام برامج Microsoft Office بكفاءة، والتواصل باللغتين العربية والإنجليزية، مع الالتزام بالدقة والتنظيم في

إدارة الوثائق والمعلومات.